ReceiptScan Pro

Belege scannen, zuordnen, abrechnen – die vollständige Anleitung

Die App ersetzt den Papierbeleg. Du fotografierst ihn, die KI liest Betrag, Händler und Datum, und am Monatsende fällt eine fertige Spesenabrechnung heraus – als PDF mit allen Belegbildern oder als CSV für Excel.

1. Einmalig einrichten

Unten sind drei Bereiche: Belege, Export und Einstellungen. Beim ersten Start legt die App eine Karte «Hauptkarte» an, damit sofort etwas da ist – Du kannst sie umbenennen.

Server-Konto

Ohne Konto läuft die App rein lokal: Belege bleiben auf dem iPhone, und die KI-Erkennung steht nicht zur Verfügung – sie läuft über den eigenen Server, wo auch der Zugang zur KI liegt.

Beim allerersten Start fragt die App: Konto anlegen (nur solange die Registrierung offen ist), Anmelden oder Ohne Konto starten. Alles lässt sich später in den Einstellungen nachholen.

1. Einstellungen → Server-Konto (Sync). Die Adresse ist vorbelegt.
2. E-Mail und Passwort eintragen, dann Anmelden – oder, wer noch kein Konto hat, Registrieren. Damit akzeptierst Du die Nutzungsbedingungen (Hinweis und Links stehen über den Knöpfen). Ein neu registriertes Konto ist ein Gratis-Konto: alles funktioniert, nur die KI-Erkennung ist im Abo enthalten. Ist die Registrierung am Server geschlossen, steht statt «Registrieren» der Link «Konto anfragen» (E-Mail an support@receiptscanpro.ch).
3. Nach dem Registrieren kommt eine E-Mail mit einem Link zum Bestätigen der Adresse. Solange sie nicht bestätigt ist, steht das in den Einstellungen (mit «Link erneut senden»); ein Abo lässt sich erst danach abschliessen.
4. Passwort vergessen? (unter den Anmelde-Knöpfen): E-Mail eingeben, der Link in der Mail öffnet eine Webseite zum Setzen eines neuen Passworts (60 Minuten gültig). Danach ist man überall abgemeldet und meldet sich neu an.
5. Mit KI-Abo (oder bei einem bestehenden Konto) fragt die App, ob Belege zur Erkennung an die KI gehen dürfen (siehe unten, KI-Erkennung).
6. Fertig. «Letzter Sync» zeigt, wann zuletzt abgeglichen wurde; Jetzt synchronisieren stösst es von Hand an. Abmelden trennt die Verbindung; die Belege bleiben auf dem Gerät.

Anmelden mit Passkey oder «Mit Apple anmelden»

Bietet der Server es an, stehen unter den Anmeldefeldern zwei weitere Knöpfe – sonst fehlen sie, und alles bleibt wie oben.

• Mit Passkey anmelden: mit Face ID oder Touch ID, ohne Passwort. Der Passkey liegt im iCloud-Schlüsselbund und gilt auch im Dashboard. Nach einer Anmeldung mit Passwort fragt die App einmal «Schneller anmelden mit Face ID?» – Passkey einrichten legt ihn an, Später lässt es.
• Mit Apple anmelden: für ein Konto, das seine Apple-ID verknüpft hat (unten, «Anmeldung verwalten»). Ist mit der Apple-ID noch kein Konto verknüpft, bietet die App ein neues Gratis-Konto an, solange die Registrierung offen ist; sonst meldest Du Dich mit Passwort oder Passkey an und verknüpfst die Apple-ID danach. Apple gibt nur die E-Mail-Adresse weiter (oder seine Weiterleitungsadresse), keinen Namen.
• Der Hinweis zu den Nutzungsbedingungen steht über allen Anmeldeknöpfen und gilt für jede Art der Anmeldung.

Anmeldung verwalten: Angemeldet steht unter Einstellungen → Server-Konto der Eintrag Anmeldung. Dort fügst Du Passkeys hinzu («Passkey hinzufügen»), benennst sie um (antippen) oder löschst sie (nach links wischen), verknüpfst die Apple-ID («Mit Apple verknüpfen») oder trennst sie wieder («Verknüpfung trennen»), und Du siehst, ob ein Passwort gesetzt ist. Vor heiklen Schritten fragt die App nach einer Bestätigung – mit Passwort, Passkey oder Apple. Die letzte Anmeldemethode lässt sich nicht entfernen; richte am besten zwei ein.

KI-Abo

Die KI-Erkennung (Betrag, Händler, Datum und Karte füllt die KI aus) gibt es im Abo; alles andere ist gratis. Einstellungen → KI-Abo → «KI-Abo ansehen» zeigt die drei Stufen:

Mini	100 Belege, 1 Kartenabrechnung, 2 GB Speicher	Störungsmeldung
Medium	300 Belege, 3 Kartenabrechnungen, 5 GB Speicher	E-Mail, Antwort in der Regel innert 2 Werktagen
Maxi	800 Belege, 8 Kartenabrechnungen, 10 GB Speicher	priorisiert, in der Regel innert 24 Stunden an Werktagen

• Die erste Woche ist gratis (einmal pro Apple-ID, mit bis 30 Belegen und 1 Abrechnung); danach monatlich oder jährlich. Kauf, Verlängerung und Kündigung laufen über den App Store (Abos verwalten).
• In den Einstellungen steht der Stand, etwa «Belege: 132 von 300 · Abrechnungen: 1 von 3» und darunter «Kontingent neu ab 12.10.». Ist das Kontingent aufgebraucht, füllst Du die Felder bis zur Erneuerung von Hand aus – oder wählst unter Abo ändern eine grössere Stufe (gilt sofort). Fehlen nur Belege, hilft bei einem bezahlten Abo auch ein Zusatzpaket (siehe unten); für Kartenabrechnungen und in der Gratiswoche gibt es keines.
• Das Abo gehört zu Deinem Konto und gilt auch im Dashboard. Auf einem neuen iPhone: anmelden und Käufe wiederherstellen.
• Das Löschen der App oder des Kontos beendet ein Abo nicht – kündigen geht nur bei Apple.

Zusatzpaket (+100 Belege). Reichen die Belege eines Monats einmal nicht, kaufst Du zum laufenden Abo 100 Belege dazu, ohne die Stufe zu wechseln.

• Das Angebot erscheint unter Einstellungen → KI-Abo, sobald 80 % der Belege des Abo-Monats genutzt sind, und zuoberst auf dem Kaufbildschirm (Abo ändern oder «Abo erweitern …» beim Hinweis, dass das Kontingent aufgebraucht ist). Kaufen lässt es sich nur zu einem bezahlten Abo, nicht in der Gratiswoche.
• Zusatzbelege verfallen nicht. Die KI braucht sie erst, wenn das Kontingent des Abo-Monats aufgebraucht ist; was übrig bleibt, gilt in den folgenden Monaten weiter.
• In den Einstellungen steht der Stand, etwa «Zusatzguthaben: 100 Belege». Das Guthaben gehört zu Deinem Konto und gilt auch für Belege, die Du im Dashboard hochlädst.
• Endet das Abo oder kündigst Du es, bleibt das Guthaben stehen: Die KI erkennt damit weiter neue Belege. Neu analysieren, der Vorschlag fürs Buchungskonto und Kartenabrechnungen gehören zum Abo.
• Bei einem Monatsabo weist das Angebot aufs Jahresabo hin: Es kostet 10 Monatspreise, 2 Monate sind also gratis.
• Löschst Du das Konto, wird das Zusatzguthaben mitgelöscht; die App sagt es Dir vorher.

Speicherplatz

Belegbilder und PDF-Dateien brauchen Platz auf dem Server. Wie viel ein Konto belegen darf, hängt vom Abo ab: Gratis 50 MB, Mini 2 GB, Medium 5 GB, Maxi 10 GB, in der Gratiswoche 5 GB. Einstellungen → Speicher zeigt den Stand («8 MB von 50 MB») mit einem Balken; darunter stehen die Grenzen, wie sie der Server meldet.

• Ab 80 % steht dort «Fast voll», und darunter erscheint Alte Monate löschen … (siehe Alte Monate löschen).
• Speicher voll: Belege speicherst Du weiter, und ihre Daten kommen auf den Server – nur die Bilder bleiben auf dem iPhone, bis wieder Platz frei ist. Das Formular sagt es beim Erfassen, die Einstellungen nennen die wartenden Belege. Lösche die App nicht, solange Bilder warten – sie liegen sonst nirgends.
• Zusatzspeicher (+10, +20 oder +50 GB, monatlich): «Speicher erweitern …» erscheint nur zu einem laufenden, bei Apple bezahlten KI-Abo (nicht in der Gratiswoche) und mit bestätigter E-Mail-Adresse. Endet das KI-Abo, bleibt der Zusatzspeicher, bis Du ihn kündigst – unter «Speicher-Abo verwalten (Apple)».
• Das Löschen des Kontos beendet ein Zusatzspeicher-Abo nicht – kündigen geht nur bei Apple; die App erinnert beim Löschen daran.
• Im Dashboard steht derselbe Stand unter Konto; erweitern geht nur in der App.

Kreditkarten

Die Karte ist die oberste Gliederungsebene – pro Karte entsteht eine Spesenabrechnung. Anlegen mit Name, den letzten 4 Ziffern und einer Farbe: 15 Vorschläge oder unter «Eigene Farbe» eine beliebige aus Apples Farbwähler. Firmen haben dieselbe Auswahl.

Weitere Nummern derselben Karte

Eine Karte hat oft mehrere Endungen. Trag sie alle im Feld «Weitere Nummern» ein, durch Komma getrennt oder je eine pro Zeile – jeweils nur die letzten vier Ziffern:

• Apple Pay vergibt je Gerät eine eigene Nummer. Sie steht auf den Belegen vom Terminal – auf der Kreditkartenabrechnung steht die echte Kartennummer.
• Ersatz- oder erneuerte Karte: neue Nummer, aber die Rechnungsstellung läuft nahtlos weiter. Alte und neue gehören zusammen, und beide erscheinen je nach Zeitpunkt auf Belegen und auf der Abrechnung.

QR-Rechnung der Kartenfirma (optional)

Trägst Du in der Karte unter Einstellungen › Kreditkarten im Abschnitt «QR-Rechnung» einmal die Zahlungsangaben der Kartenfirma ein, steht auf jedem PDF-Export dieser Karte ein Schweizer QR-Zahlteil, den Bank und Buchhaltung direkt einlesen. Die App liest die Angaben aus einem Foto oder PDF einer alten Rechnung oder mit der Kamera; Du kannst sie auch von Hand eintragen. Betrag und Mitteilung der alten Rechnung werden nicht übernommen. Wechselt die Kartenfirma die Referenz je Rechnung, hier neu erfassen.

Als Betrag steht im Zahlteil der Gesamtbetrag des Exports. Er bleibt offen, mit dem Grund darüber, wenn nicht sicher ist, dass es der ganze Kartenbetrag ist: bei Firmenauswahl oder Mindestbetrag, bei Fremdwährung ohne Kartenabgleich, bei Belegen ohne Karte und wenn das Total nicht grösser als null ist. Weicht die Kartenabrechnung ab, gilt deren Betrag.

Firmen und Buchungskonten

• Firma anlegen (Name, Farbe). Jede Firma hat ihre eigenen Konten.
• Kürzel je Firma (optional, bis 8 Zeichen, z. B. «PaB»): steht statt des Namens in der Firmenauswahl beim Erfassen und Bearbeiten, in den Filtern und in der Belegliste, auch im Dashboard – praktisch bei vielen Firmen. Passen nicht alle Firmen in eine Zeile, brechen sie in die nächste um – alle bleiben sichtbar. PDF und CSV nennen weiter den vollen Namen, VoiceOver ebenso.
• Buchhaltungskategorie je Firma: Name, Kontonummer und KI-Schlüsselwörter – daran erkennt die App das Konto automatisch (z. B. «Tankstelle, Benzin» beim Konto 6700).
• Kontenplan einlesen statt alles einzeln zu tippen: Zeilen der Form 1312 Kontoname einfügen (auch als CSV mit Semikolon, Komma oder Tabulator). Eine Vorschau zeigt vorher, was neu ist, was sich ändert und was unlesbar war.
• Standard-Firmen wiederherstellen legt die Beispielstruktur neu an.
• Beschreibungs-Vorlagen: bis zu 8 Beschreibungen, die Du oft brauchst (z. B. «Kundenakquise»). Beim Erfassen und Bearbeiten stehen sie unter dem Feld «Beschreibung» – antippen setzt den Text. Sie bleiben auf diesem iPhone (kein Abgleich über das Konto).
• Unter App stehen Version und die Gesamtzahl der Belege – darunter Alte Monate löschen … (siehe Monatsabschluss) – und die Anleitung, die Du gerade liest.
• Unter Rechtliches: Datenschutzerklärung, Nutzungsbedingungen und Impressum (Herausgeberin JZdesign GmbH). Dieselbe Seite steht im Web unter receiptscanpro.ch/rechtliches.html.
• Oben unter Server-Konto steht, mit welchem Konto Du angemeldet bist. Beim Anmelden akzeptierst Du die Nutzungsbedingungen (der Hinweis steht über dem Knopf); wer schon angemeldet war, bestätigt sie einmal in einem Dialog.
• KI-Erkennung: Bevor erstmals ein Beleg an die KI geht, fragt die App um Zustimmung (Empfängerin Anthropic, USA). Ohne Zustimmung füllst Du die Felder von Hand aus. Ein- und ausschalten jederzeit hier; die Zustimmung gilt für das ganze Konto, also auch fürs Dashboard.
• Konto löschen … (unter Server-Konto): löscht das Konto mit allen Daten auf dem Server sofort und endgültig – Belege mit Bildern, Firmen, Konten, Karten, Abrechnungen. Bestätigt wird mit dem Passwort, mit einem Passkey («Mit Passkey bestätigen und löschen») oder bei verknüpfter Apple-ID mit «Mit Apple bestätigen und löschen», das zugleich die Verknüpfung mit Apple aufhebt; dazu kommt eine Rückfrage. Die Belege auf dem iPhone bleiben. Ein Zusatzspeicher-Abo läuft bei Apple weiter – dort kündigen. Vorher exportieren, was die Buchhaltung braucht.
• Noch kein Konto? Registrieren (Gratis-Konto) – oder, falls der Knopf fehlt, Konto anfragen (E-Mail an support@receiptscanpro.ch).

2. Der Kreditkarten-Umschalter

Zuoberst in der App – auf den Tabs Belege und Export; im Tab Einstellungen ist er ausgeblendet. Er bestimmt drei Dinge auf einmal:

• welche Belege in der Übersicht und im Total erscheinen,
• welche in den Export gehen,
• welcher Karte ein neuer Beleg automatisch zugeordnet wird.

Viele Karten? Unter Einstellungen › Kreditkarten den Schalter Kartennummer im Hauptbildschirm anzeigen ausschalten – dann stehen im Umschalter nur die Namen («Amex» statt «Amex ••8363»), und es passen mehr nebeneinander.

3. Beleg erfassen

Aufnehmen

• Kamera-Knopf antippen → direkt in den Dokumentenscanner. Er erkennt den Beleg und löst selbst aus.
• Kamera-Knopf lange drücken → «Aus Mediathek oder Datei»: Foto aus der Bibliothek oder Datei (JPEG, PNG, PDF). Aus einem PDF werden bis zu drei Seiten übernommen; sind es mehr, sagt es die App.

Prüfen und speichern

Die KI liest Betrag, Händler und Datum und schlägt danach das Buchungskonto vor. Du kontrollierst und ergänzt:

• Händler und Beschreibung (die Beschreibung folgt dem Händler, bis Du sie änderst),
• Betrag und Datum,
• Uhrzeit – liest die KI mit; von Hand genügt «1551» für 15:51. Sie macht das Erkennen von Doppelerfassungen sicherer (siehe Kleinigkeiten),
• Firma und Buchungskonto (im Formular heisst die Auswahl «Kategorie»), optional Notizen. Die Konten stehen nach Kontonummer; rechts über der Auswahl stellst Du auf Meistgenutzt um (Belege der letzten 12 Monate) – die Wahl bleibt gespeichert.

Die Karte erkennt die App selbst

Steht auf dem Beleg eine Kartennummer, liest die KI die letzten vier Ziffern und wählt die passende Karte im Formular vor – sichtbar, mit einem Tipp änderbar. Passt die gelesene Nummer zu keiner Karte, sagt es die App und nennt sie: dann trägst Du sie in den Einstellungen bei der Karte nach, und beim nächsten Mal klappt es von selbst. Zeigt der Beleg keine Kartennummer (Bargeld, TWINT, Rechnung), bleibt die oben gewählte Karte.

Ein Beleg hat maximal 3 Seiten. Wurden mehr gescannt, sagt es die App und übernimmt sie nicht stillschweigend – die überzähligen als eigenen Beleg erfassen.

«Später prüfen – jetzt nur ablegen»

Wenn es schnell gehen muss: Der Beleg wird mit Bild abgelegt, ohne Betrag, Firma oder Konto. Er erscheint dann in der Zeile «N Belege zu prüfen» zuoberst in der Übersicht – über alle Monate und Karten hinweg – und die App erinnert täglich um 19:00 Uhr daran. Beim ersten Mal fragt iOS, ob sie Mitteilungen senden darf; ohne diese Erlaubnis gibt es keine Erinnerung, die Zeile in der Übersicht bleibt aber. Die Zahl steht auch am App-Symbol, und ein Tippen auf die Mitteilung führt direkt in die Prüfliste (sicher, solange die App im Hintergrund läuft; war sie ganz beendet, öffnet sie sich unter Umständen normal).

Ohne Internetverbindung

Ohne Verbindung kann die KI den Beleg nicht lesen; das Formular meldet «Beleg konnte nicht gelesen werden» mit dem Grund «Keine Internetverbindung». Das Bild ist trotzdem da – es muss nur gespeichert werden: «Später prüfen – jetzt nur ablegen» tippen (oder Betrag und Händler von Hand eintragen und Speichern). Dann liegt der Beleg mit allen Seiten auf dem iPhone. Abbrechen verwirft den Scan.

• Abgleich mit dem Server: von selbst. Die App merkt nicht, wann das Netz zurück ist, sondern gleicht beim nächsten Anlass ab: beim Start, beim Zurückkehren in die App, nach der nächsten Änderung oder beim Herunterziehen der Übersicht (Was im Hintergrund läuft). Solange in den Einstellungen unter «Server-Konto (Sync)» eine rote Meldung oder «N noch nicht auf dem Server» steht, liegt noch etwas nur auf dem iPhone; nach dem Abgleich rückt «Letzter Sync» vor.
• KI-Erkennung: von Hand. Sie läuft später nicht von selbst. Beleg öffnen → Jetzt ergänzen (oder Stift oben rechts) → ganz unten KI-Erkennung wiederholen. Die erkannten Werte stehen dann im Formular, Speichern übernimmt sie. Ist das Formular noch offen, wenn die Verbindung zurückkommt, genügt Nochmals versuchen.

4. Die Hinweise verstehen

Hinweis	Was er bedeutet	Was zu tun ist
Beleg konnte nicht gelesen werden	Die Erkennung ist gescheitert; der Grund steht dabei (z. B. Zeitüberschreitung, keine Internetverbindung, Serverfehler).	Nochmals versuchen – das Bild ist schon da, neu scannen musst Du nie. Oder die Felder von Hand ausfüllen.
Betrag unsicher – bitte prüfen	Die KI war sich beim Betrag nicht sicher. Speichern ist gesperrt, bis Du bestätigst.	Betrag mit dem Beleg vergleichen, dann Bestätigen – oder einfach den richtigen Betrag eintippen.
Gedruckt steht «…» – bitte prüfen	Die KI liefert den Betrag zweimal: als Zahl und so, wie er auf dem Papier steht. Die beiden weichen voneinander ab – beim Ablesen ist etwas schiefgegangen. Diese Gegenprobe hängt nicht davon ab, wie sicher sich die KI fühlt.	Den gedruckten Wert auf dem Bild nachsehen und den richtigen Betrag eintippen.
Datum unsicher	Das Datum war nicht lesbar; es steht vorläufig «heute» statt eines geratenen Werts.	Datum richtigstellen – damit gilt es als bestätigt. Ist «heute» zufällig richtig, auf «Stimmt» tippen. Sonst bleibt die Markierung «unsicher» stehen, und die Doppelerfassungs-Prüfung rechnet bei diesem Beleg dauerhaft mit einem Fenster von ±3 Tagen.
Die Antwort der KI wurde abgeschnitten	Das Modell hat vor der Antwort so lange nachgedacht, dass für die Antwort selbst kein Platz mehr blieb.	Nochmals versuchen – der zweite Anlauf geht an das stärkere Modell. (Ausnahme: hat die KI wegen eines Verbindungsabbruchs gar nicht geantwortet, genügt das normale Modell – ein teurerer Anlauf brächte dort nichts.)
Analyse abgebrochen	Du hast im Ladeschirm auf «Abbrechen» getippt. Das Bild ist gesichert, nur die Erkennung fehlt.	Felder von Hand ausfüllen oder KI-Erkennung wiederholen.
Dieser Beleg ist schon erfasst (rot)	Gleicher Händler, gleicher Betrag, gleicher Tag und fast dieselbe Uhrzeit: ganz sicher derselbe Beleg. Beim Speichern fragt die App nochmals nach («Beleg schon erfasst – trotzdem speichern?»).	Abbrechen. Nur wenn wirklich zweimal bezahlt wurde (z. B. zwei Personen einzeln), Trotzdem speichern.
Dieser Beleg wurde vielleicht schon erfasst	Es gibt einen sehr ähnlichen Beleg. Der gefundene wird mit Händler, Betrag, Datum und – falls bekannt – Uhrzeit genannt, dazu der Grund.	Ist es wirklich derselbe: abbrechen. Zweimal dasselbe am selben Tag kommt aber vor – dann speichern. Ausnahme: Ist der gefundene Beleg ein Platzhalter aus dem Kartenabgleich («Aus der Kartenabrechnung erzeugt – Bild fehlt noch»), dann NICHT abbrechen, sondern speichern. Ist der Platzhalter unverändert (nicht bearbeitet, ohne Bild) und passt Dein Beleg zur Buchung, ersetzt ihn der Server, sobald Dein Beleg abgeglichen ist; sonst lösch den Platzhalter danach selbst. Brichst Du ab, bleibt der Eintrag ohne Bild stehen und der echte Scan fehlt. Derselbe Besuch (Grund «… Zwischenrechnung/Trinkgeld»): Es zählt die bezahlte Rechnung mit Trinkgeld, die Zwischenrechnung wird gelöscht. Ist der neue Beleg die Zwischenrechnung, abbrechen; sonst speichern und danach die gespeicherte Zwischenrechnung löschen.
Keine Rechnung – Zwischenrechnung?	Auf dem Papier steht etwa «Dies ist keine Rechnung» – eine Zwischenrechnung ohne Trinkgeld. Der Wortlaut vom Beleg steht dabei.	Massgebend ist meist die bezahlte Rechnung bzw. der Kartenbeleg mit Trinkgeld: diese erfassen. Gibt es keine andere, trotzdem speichern.
Speicher voll – das Bild bleibt auf diesem iPhone …	Der Speicherplatz des Kontos auf dem Server ist belegt (siehe Speicherplatz).	Speichern geht trotzdem; das Bild wird hochgeladen, sobald Platz frei ist. Alte Monate löschen oder den Speicher erweitern – und die App nicht löschen, solange Bilder warten.
Niedrige Erkennungsqualität	Händler oder Betrag wurden nur unsicher gelesen.	Werte kurz gegenlesen.

5. Belege ansehen und ändern

Übersicht

• Monat wechseln mit den Pfeilen. Auf den Monat tippen schaltet auf eine durchgehende Liste über alle Monate – und wieder zurück.
• Suchen nach Händler, Beschreibung, Firma, Konto, Karte oder Notiz.
• Filtern nach Firmen und Betrag von/bis; «Filter löschen» setzt alles zurück.
• Nach unten ziehen synchronisiert mit dem Server.
• Nach links wischen löscht einen Beleg; langes Drücken öffnet das Menü.

Detailansicht

• Bild antippen → Vollbild. Mehrseitige Belege zeigen alle Seiten.
• Neben dem Datum steht die Uhrzeit, falls bekannt («21.09.2026 · 15:51»).
• Bearbeiten (Stift oben rechts): alle Felder ändern, auch die Uhrzeit (leeren löscht sie). Speichern gilt zugleich als Bestätigung des Datums. Seiten anhängen oder entfernen (bis zu 3 pro Beleg) geht ebenfalls nur in diesem Modus.
• Neu analysieren lässt die KI nochmals über alle Seiten des Belegs gehen – mit dem stärkeren Modell: derselbe Aufruf mit demselben Bild hätte sonst dasselbe Ergebnis geliefert. Das Ergebnis landet im Bearbeiten-Formular, wie beim ersten Erfassen: Händler, Betrag mit Währung, Datum, Uhrzeit, die Karte (über alle hinterlegten Nummern, auch Apple Pay und Ersatzkarte) und – wenn noch keines gewählt ist – ein Vorschlag fürs Buchungskonto. Oben steht, was sich ändert («vorher → nachher»), dazu Hinweise (Betrag unsicher, Nummer bei keiner Karte hinterlegt). Erst Speichern übernimmt die Werte, Abbrechen verwirft sie. Was die KI nicht lesen konnte, bleibt stehen; eine eigene Beschreibung auch – nur eine, die noch dem Händler folgt, geht mit. Scheitert der Versuch, steht der Grund da. Der Knopf sitzt bei der Erkennungsgenauigkeit; sonst geht es über Bearbeiten → KI-Erkennung wiederholen.
• Währung steht links neben dem Betrag und ist im Bearbeiten-Modus änderbar. Das ist wichtig: liest die KI bei einer Rechnung in Euro «CHF», flösse der Nennbetrag sonst als Franken in jede Summe.
• Als geprüft markieren nimmt den Beleg aus der Prüfliste – möglich, sobald Betrag, Händler, Firma und Buchungskonto gesetzt sind.
• Löschen – endgültig, mit Rückfrage: Der Beleg verschwindet samt Bildern auch auf dem Server, im Dashboard und auf den anderen Geräten.
• Steht dort «belastet: CHF …», hat die Kreditkarte etwas anderes abgebucht als auf dem Beleg steht (Fremdwährung oder Auslandszuschlag). Für die Buchhaltung zählt dieser Betrag.
• Ist der Beleg mit der Kartenabrechnung abgeglichen, nennt die Zeile Kartenabgleich die Buchung dazu («Buchung vom 25.09.2026»).

6. Monatsabschluss

1. Zeitraum wählen (Vorgabe: Vormonat – am 10. Oktober also 1.–30. September; eine eigene Wahl bleibt, solange die App läuft).
2. Firmen auswählen und optional einen Mindestbetrag setzen.
3. Format: PDF mit Belegen, CSV für Excel, oder beides.
4. Nur fürs PDF: Schalter Händler zusätzlich zeigen (Standard aus, die Wahl bleibt gespeichert). Eingeschaltet steht in der Belegliste unter der Beschreibung auch der Händler – aber nur, wenn er von der Beschreibung abweicht.
5. Nur fürs PDF und nur, wenn die Karte QR-Angaben hat: Schalter QR-Rechnung im PDF (Standard an, die Wahl bleibt gespeichert). Darunter stehen der Betrag oder der Grund, warum er offen bleibt, und die Referenz. Vergibt die Kartenfirma je Rechnung eine neue, tippst Du auf QR-Angaben ändern …: Der Scan der aktuellen Rechnung ersetzt IBAN, Empfänger und Referenz.
6. Die Vorschau zeigt Anzahl und Total. Oben auf der Export-Seite erscheinen, falls nötig, drei Warnungen: noch nicht geprüfte Belege, Belege ohne Karte (sie liegen in JEDER Kartenabrechnung – bleiben sie ohne Karte, zählen sie doppelt, sobald Du zwei Karten abrechnest) und mögliche Doppelerfassungen. Die Doppel-Prüfung schaut dabei über alle Belege, nicht nur über die gefilterten: sonst bliebe unbemerkt, wenn derselbe Beleg einmal bei Karte A und einmal bei Karte B liegt. Ein Paar mit fast gleicher Uhrzeit ist als ganz sicher doppelt (gleiche Uhrzeit) markiert. Vielleicht derselbe Besuch nennt zwei Belege desselben Betriebs am selben Tag, höchstens 20 Minuten und im Betrag höchstens 15 % auseinander – meist Zwischenrechnung und Rechnung. Sie zählen nicht zu den möglichen Doppeln.
7. Der Abschnitt Kartenabgleich zeigt, wie viele Belege des Zeitraums schon mit der Kartenabrechnung abgeglichen sind («18 von 20 abgeglichen»), und nennt die Belege in CHF ohne Abgleich. Ist noch keiner abgeglichen, obwohl Du den Kartenabgleich sonst benützt, steht dort eine Warnung. Hast Du Firmen ausgewählt, sagt die App darunter, wie viele Belege ohne Firma deshalb fehlen (z. B. Entwürfe aus der Kartenabrechnung).
8. Export erstellen → Teilen per Mail, Dateien oder AirDrop. Läuft gerade ein Abgleich, wartet der Export darauf («Abgleich läuft …», höchstens 20 Sekunden) und nimmt dann den neuen Stand.

Im PDF stehen Deckblatt, Summen je Firma, die Aufschlüsselung nach Buchungskonto und danach alle Belegbilder. In der Belegliste jeder Firma steht je Beleg die Beschreibung (siehe Beleg erfassen), mit dem Schalter darunter auch der abweichende Händler. Die Seite mit dem Belegbild nennt im Kopf auch die Uhrzeit. Ist mindestens ein Beleg des Exports mit der Kartenabrechnung abgeglichen, steht auf dem Deckblatt «Kartenabgleich: 18 von 20 abgeglichen», unter dem TOTAL die Zahl der Belege in CHF, die ohne Abgleich mit dem Belegbetrag gezählt sind, und diese Belege tragen in der Liste den Vermerk «ohne Kartenabgleich». Das CSV hat Semikolon und Umlaut-Kennung für Excel und eine eigene Spalte «Belastet CHF».

Alte Monate löschen

Was abgerechnet und archiviert ist, muss nicht für immer in der App liegen. Einstellungen → App → Alte Monate löschen … löscht ganze, abgeschlossene Monate endgültig – mit allen Bildern, auf dem Server, im Dashboard und auf allen Geräten.

1. Die Liste zeigt je Monat die Belege und ihre Grösse. Wählbar sind nur Monate vor dem Vormonat (im Oktober also bis und mit August); der Vormonat bleibt für Kartenabgleich und Export offen. Schon gelöschte Monate stehen grau mit «gelöscht am …».
2. Monate wählen, Weiter. Die App gleicht zuerst ab und zeigt dann, was gelöscht wird – samt den Kartenabrechnungen, die ganz in diesen Monaten liegen. Liegt ein Beleg dieser Monate noch nicht auf dem Server, bricht sie ab und löscht nichts.
3. Archiv sichern (ZIP): alle Belegbilder und PDF-Dateien in Originalqualität, eine Tabelle belege.csv und Prüfsummen – zum Ablegen dort, wo Du Belege aufbewahrst. Geschäftsbelege musst Du in der Schweiz in der Regel zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR); ReceiptScan Pro ist kein Archiv.
4. Das Kästchen «Ich habe die Belege gesichert oder muss sie nicht aufbewahren.» setzen, dann … Belege endgültig löschen und die Rückfrage bestätigen.

• Haben Belege dieser Monate auf dem Server kein Bild, warnt die App und verlangt ein zweites Kästchen. Liegen die Bilder noch auf einem anderen Gerät, dort zuerst abgleichen – sonst fehlen sie im Archiv und gehen verloren.
• Belege ohne Datum lassen sich so nicht löschen; die Liste nennt ihre Zahl – Datum setzen.
• Gelöschte Belege geben das KI-Kontingent nicht zurück.
• Ohne Server-Konto löscht die App nur auf diesem iPhone, und das Archiv entsteht auf dem Gerät.
• Im Dashboard geht dasselbe unter Verwaltung → Daten.

7. Am Rechner: das Dashboard

app.receiptscanpro.ch, dieselbe Anmeldung wie in der App.

Anmelden

Mit E-Mail und Passwort – oder, wenn der Server es anbietet, mit Mit Passkey anmelden (Touch ID, Face ID oder der Code des Geräts; tippst Du ins E-Mail-Feld, schlägt der Browser den Passkey auch gleich vor) bzw. Mit Apple anmelden, sofern Deine Apple-ID mit dem Konto verknüpft ist. Neue Konten entstehen nur in der App. Die Sprache wählst Du oben auf der Anmeldeseite.

Aufbau

Oben stehen die Reiter Belege, Kartenabgleich, Export und Verwaltung, für Administratoren dazu KI-Verbrauch und Konten & Abos; auf schmalen Bildschirmen in einer Zeile zum Seitwärtsschieben. Der Kreis oben rechts öffnet die Seite Konto (unten). Dialoge schliesst Esc; auf dem Telefon erscheinen sie als Blatt von unten.

Belege

• Über der Liste wählst Du die Karte («Alle Karten» oder eine), darunter stehen Suche, Monat (‹ ›), Firma, Buchungskonto und Betrag von/bis; «Filter zurücksetzen» erscheint, sobald ein Filter gesetzt ist. Der Titel zeigt Summe und Anzahl; Belege in Fremdwährung ohne Kartenabgleich nennt die Zeile «Nicht im Total: …» darunter.
• Beleg hochladen oder eine Datei (JPG, PNG, PDF) irgendwo auf die Seite ziehen. Die KI läuft mit; der Beleg erscheint danach auch auf dem iPhone. Ist der Speicher des Kontos voll, nimmt der Server die Datei nicht an – die Meldung bleibt stehen, bis Du sie schliesst, und «Daten verwalten ›» führt zum Aufräumen. Ab 80 % belegtem Speicher steht über der Liste ein Hinweis.
• Unten lädt «Mehr laden» weitere Belege nach.

Beleg öffnen und bearbeiten

Ein Klick auf die Zeile öffnet die Seitenleiste mit dem Bild (ein Klick zeigt es ganz) und den Feldern Händler, Beschreibung, Betrag, Währung, Datum, Uhrzeit und Notizen. Karte, Firma und Buchungskonto wählst Du wie in der App mit Knöpfen, je mit «Ohne …»; hat eine Firma mehr als zwölf Buchungskonten, hilft ein Suchfeld. Rechts über den Buchungskonten stellst Du auf Meistgenutzt um (Belege der letzten 12 Monate); die Wahl gilt für diesen Browser. ↑ und ↓ oben blättern zum vorherigen bzw. nächsten Beleg, Esc schliesst.

• Uhrzeit: «1551» genügt – gespeichert wird «15:51». Leeren löscht sie.
• Speichern schickt nur die geänderten Felder; Verwerfen nimmt die Änderungen zurück. Hat inzwischen jemand denselben Beleg in der App geändert, meldet das Dashboard «Inzwischen anderswo geändert …» und zeigt den neuen Stand – nichts wird still überschrieben. Fehlt nichts mehr, wird ein Beleg der Prüfliste beim Speichern als geprüft markiert; das Kästchen «noch zu prüfen» behält ihn dort.
• Die Änderung kommt beim nächsten Abgleich auf das iPhone.
• Unter Details stehen der belastete Betrag und nach dem Kartenabgleich «Kartenabgleich: Buchung vom …».

Kartenabgleich – der Monatsabschluss

1. Reiter Kartenabgleich → Abrechnung hochladen (PDF oder Foto, auch der Screenshot eines Ausschnitts) oder die Datei auf die Seite ziehen. Ist die KI für das Konto noch nicht eingeschaltet, fragt das Dashboard zuerst um Zustimmung – ohne KI lässt sich die Abrechnung nicht auswerten.
2. Die Auswertung zeigt je Buchung den Zustand: zugeordnet, Beleg fehlt, Betrag weicht ab, andere Karte, Gutschrift, Karte nicht hinterlegt, kein Beleg nötig oder Zahlung (kein Einkauf). Die Knöpfe mit den Zuständen über der Liste filtern sie. Ist auf der Abrechnung ein Gesamttotal aufgedruckt, wird gegengerechnet; weicht es ab, prüft das Dashboard jede Karte gegen ihr aufgedrucktes Kartentotal und zeigt, wo vermutlich eine Zeile fehlt. Ein Datum ausserhalb der Rechnungsperiode ist als «falsch gelesen?» markiert.
3. Möglicher Beleg: Steht bei einer offenen Buchung «1 möglicher Beleg ›», gibt es einen Beleg, der vermutlich dazugehört, nur anders erfasst (Komma verschoben, andere Währung, Händler ähnlich). Ein Klick darauf – oder im Menü ⋯ der Zeile «Beleg suchen und zuordnen …» – öffnet den Dialog Beleg zuordnen: oben die Buchung, darunter die möglichen Belege mit Bild und eine freie Suche. Je nach Fall setzt er auf Wunsch gleich die Karte am Beleg oder korrigiert seinen Betrag. Diesen Beleg zuordnen schreibt den belasteten Betrag an den Beleg; gehört er schon zu einer anderen Buchung, sagt es das Dashboard («Dort öffnen»).
4. Karte nicht hinterlegt? Über der Liste steht je Karte, wie viele Buchungen nicht geprüft wurden. Ist es Deine Karte (etwa eine neue Ersatzkarte): in der App unter Einstellungen → Kreditkarten oder hier unter Verwaltung → Kreditkarten als weitere Nummer eintragen – danach gleicht der Server die Buchungen ab (steht noch «Jetzt abgleichen», genügt ein Klick). Weicht die gelesene Endung nur in einer Ziffer von einer Deiner Karten ab, fragt das Dashboard «Falsch gelesen?» und ordnet die Buchungen auf Wunsch dieser Karte zu; sonst lassen sie sich mit einem Klick einer eigenen Karte geben. Ist es nicht Deine: «Nicht meine Karte». Dann werden ihre gespeicherten Buchungen gelöscht, und künftig bleibt von dieser Karte nur Anzahl und Summe.
5. Zeilen ohne Beleg lassen sich auf «kein Beleg nötig» stellen. Das Menü ⋯ einer Zeile nimmt das zurück («Rückgängig»), löst eine Zuordnung («Zuordnung lösen») oder ordnet trotz abweichendem Betrag zu («Trotzdem zuordnen»).
6. Am Schluss legt «Für alle fehlenden Belege anlegen» Entwürfe an – mit Betrag, Datum und Karte, als «noch zu prüfen» markiert. Gibt es zu einer fehlenden Buchung schon einen möglichen Beleg, fragt das Dashboard vorher und legt standardmässig nur die übrigen an.

Der Abgleich trägt ausserdem den wirklich belasteten Franken-Betrag am Beleg nach. Erst danach stimmt die Buchhaltung bei Auslandszahlungen. Erfasst Du einen fehlenden Beleg später – in der App oder im Dashboard –, ordnet der Server ihn der Buchung selbst zu, und ein unveränderter Entwurf wird durch den echten Beleg ersetzt. Von Hand stösst Erneut abgleichen im Menü ⋯ der Abrechnung dasselbe für alle offenen Buchungen an.

• Eingelesene Abrechnungen stehen links (auf schmalen Bildschirmen als eigene Liste) mit «… ohne Beleg» bzw. «vollständig»; ein Klick öffnet sie wieder.
• Doppelt hochgeladen? Dieselbe Datei liest der Server kein zweites Mal und zählt sie nicht; das Dashboard sagt es und öffnet die bestehende Abrechnung. Dieselbe Abrechnung als neue Datei (gleicher Zeitraum, gleiche Buchungen) wird nicht nochmals gespeichert und nicht als Abrechnung gezählt. Überschneidet sich eine neue mit einer früheren, weist das Dashboard darauf hin.
• Abrechnung löschen … (Menü ⋯ der Abrechnung) nennt vorher, wie viele Buchungen gelöscht werden und wie viele Belege den belasteten Betrag verlieren; auf Wunsch gehen die unveränderten Entwürfe ohne Bild mit.

Export

Reiter Export: Karte (oder «Alle Karten»), Zeitraum mit dem Knopf «Vormonat», Firmen zum Abhaken (sind alle angehakt, gilt «Alle Firmen» – samt den Belegen ohne Firma), Mindestbetrag, Format (PDF mit Belegen, CSV / Excel oder Beide Formate) und beim PDF «Händler zusätzlich zeigen». Die Vorschau zeigt Anzahl und Total, die Summen je Firma und Buchungskonto, Hinweise (noch nicht geprüft, ohne Karte, ohne Datum, Fremdwährung) und «Kartenabgleich: … von … abgeglichen». Export erstellen lädt das CSV herunter bzw. öffnet die Druckansicht im Aufbau des App-PDFs; im Druckdialog «Als PDF sichern» wählen. Hat die Karte QR-Angaben, kommen der Schalter «QR-Rechnung im PDF» und die Referenz dazu; ändern kannst Du sie unter Verwaltung › Kreditkarten (lesen aus einer Rechnung nur in der App). Fehlt etwas, etwa ein Belegbild, gibt das Dashboard gar nichts aus und nennt, was fehlt. Mögliche Doppelerfassungen prüft nur die App.

Verwaltung

• Firmen, Kreditkarten und Buchungskonten – dieselben wie in der App unter Einstellungen. «Bearbeiten» öffnet einen Dialog (Name, Kürzel, Farbe; bei Karten die Nummer samt «Weitere Nummern»; bei Konten Nummer, Name und KI-Schlüsselwörter); «+ Firma», «+ Karte» und «+ Konto» legen neue an, «Kontenplan einfügen» liest eine ganze Liste ein. Die Buchungskonten stehen je Firma (Firma oben wählen). Löschen fragt mit den betroffenen Zahlen nach; eine Firma nimmt ihre Buchungskonten mit.
• Reihenfolge der Firmen und Karten: am Griff ziehen – oder den Griff mit Tab wählen und mit ↑ ↓ verschieben. Sie gilt danach auch in der App.
• Daten: oben der belegte Speicher («Auf dem Server: …»), darunter je Monat Belege, Seiten und Grösse. Archiv herunterladen (ZIP) und Endgültig löschen … funktionieren wie Alte Monate löschen in der App: nur abgeschlossene Monate, Vorschau mit den Zahlen vom Server, Hinweis zur Aufbewahrungspflicht, Kästchen und Rückfrage.

Konto

• Abo mit Kontingent; abschliessen und ändern lässt es sich in der App.
• Speicher wie in der App («… von …» mit Balken, Zusatzspeicher, Hinweis ab 80 %); «Daten verwalten ›» führt zu Verwaltung → Daten. Erweitern geht nur in der App.
• KI-Erkennung: Zustimmung widerrufen oder einschalten.
• Sprache, Anleitung und ganz unten Abmelden.
• Anmeldung (sobald der Server Passkeys oder «Mit Apple anmelden» anbietet): «Passkey hinzufügen» (Touch ID, Face ID oder Passwortmanager des Geräts), Passkeys umbenennen oder löschen, «Mit Apple verknüpfen» bzw. «Verknüpfung trennen» und das Passwort ändern – oder, wenn keines gesetzt ist, per E-Mail-Link festlegen. Vor heiklen Schritten bestätigst Du mit Passwort, Passkey oder Apple. Die letzte Anmeldemethode lässt sich nicht entfernen; richte am besten zwei ein. Ohne diesen Abschnitt steht dort «Passwort ändern …».

KI-Verbrauch

Nur für Administratoren: Aufrufe, Tokens und Kosten je Nutzer, Modell und Aufrufart, mit Datumsbereich. Darunter die Kostenbremse: was heute und diesen Monat verbraucht ist, gegen die Grenze (Standard USD 10 pro Tag, USD 50 pro Monat). Ist eine Grenze erreicht, sperrt der Server die KI-Erkennung bis zum nächsten Tag bzw. Monat; Belege lassen sich weiterhin von Hand erfassen. Beim Hochladen im Dashboard steht der Grund hinter «ohne KI-Analyse».

Konten & Abos

Nur für Administratoren: die Konten mit Abo, Quelle, Verbrauch im Abo-Monat und Speicher, 50 auf einmal («Mehr laden»), Suche nach E-Mail oder Konto-Nummer. Je Konto lässt sich ein Abo von Hand vergeben oder entziehen, es lassen sich Zusatzbelege gutschreiben und der Speicher von Hand setzen; auf dem Telefon stehen diese Aktionen im Menü ⋯.

8. Kleinigkeiten, die man kennen sollte

• Ohne Betrag ist «Speichern» gesperrt – der Knopf oben rechts bleibt grau, bis ein Betrag grösser als null dasteht. «Später prüfen» geht trotzdem: der Beleg wird abgelegt und landet auf der Prüfliste. Das ist Absicht – ein Beleg, den man gerade nicht fertig erfassen kann, soll lieber unvollständig in der App liegen als gar nicht.
• Abbrechen im Ladeschirm bricht nur die Erkennung ab, sobald «KI analysiert Beleg…» dasteht – das Bild ist dann gesichert und das Formular geht auf. Wer schon während «Beleg wird optimiert…» abbricht, verwirft den Scan; dann nochmals fotografieren.
• Sicherheits-Abzeichen auf dem Bild («87% Sicher / Prüfen / Unsicher») zeigt, wie sicher die KI war. In der Belegliste bekommt ein Beleg unter 75% ein Warnzeichen.
• Bild antippen öffnet es formatfüllend mit Zoom; ein Doppeltipp vergrössert, ein weiterer setzt den Zoom zurück. Geschlossen wird über das Kreuz oben rechts, durch Wischen nach unten oder durch Zusammenziehen mit zwei Fingern. Mehrseitige Belege blättert man seitwärts («Seite 2/3»).
• «N Belege zu prüfen» antippen blendet nur die offenen ein – über alle Monate, Karten und Firmen hinweg; Suche und Filter wirken dort nicht. «Schliessen» stellt zurück, ebenso ein Wechsel von Monat, «Alle Belege» oder Karte.
• Speichern im Bearbeiten-Modus hakt automatisch ab, sobald Betrag, Händler, Firma und Konto gesetzt sind.
• Die Detailansicht nennt Quelle (Kamera, Fotobibliothek, Datei-Import; ein Upload aus dem Dashboard gilt als Datei-Import) und die Seitenzahl; mehrseitige Belege blättert man durch Wischen.
• Beim ersten Start legt die App neben der «Hauptkarte» auch die Firmen «Musterfirma AG» und «Privat» mit je sechs Buchungskonten an. Umbenennen oder löschen ist jederzeit möglich – eine Firma zu löschen löscht ihre Buchungskonten mit, ohne Rückfrage. Meldest Du Dich mit einem Konto an, das schon Firmen bzw. Karten hat, verschwinden diese Vorgaben beim ersten Abgleich wieder – sofern Du sie nicht verändert und keinen Beleg daran gehängt hast.
• Im Export setzt «Alle Firmen» die Firmenauswahl zurück – keine Auswahl heisst «alle». Die Dateien heissen Spesen_<Karte>_<JJJJ-MM>.pdf bzw. .csv. Lässt sich eine der beiden Dateien nicht erstellen, wird gar nichts geteilt und die Meldung nennt die betroffene Datei – eine halbe Abrechnung, die wie eine ganze aussieht, gibt es nicht.
• Belege ohne Buchungskonto stehen im PDF als eigene Zeile «Ohne Kategorie». Belege ohne Firma bekommen eine eigene Zeile und eine eigene Seite; ein Beleg ohne Bild (Platzhalter aus dem Kartenabgleich) erhält eine Seite mit dem Vermerk, dass der Scan fehlt.
• In den Einstellungen steht bei jeder Karte die Zahl ihrer Belege und bei jeder Firma die Zahl ihrer Konten und Belege.

Wann meldet die App eine mögliche Doppelerfassung?

• gleicher Händler, gleicher Betrag, gleiche Währung, gleicher Tag;
• dazu fast dieselbe Uhrzeit: dann ist es ganz sicher derselbe Beleg (roter Hinweis, Rückfrage beim Speichern) – bei Restaurantbelegen und Zwischenrechnungen bis 20 Minuten auseinander, sonst bis 2 Minuten. Beide Daten müssen sicher gelesen und beide Uhrzeiten bekannt sein; eine fehlende oder abweichende Uhrzeit schwächt den Hinweis nie ab;
• dasselbe innerhalb von ±3 Tagen, wenn bei einem der beiden das Datum unsicher war;
• gleicher Betrag am gleichen Tag, wenn bei einem der Händler nicht erkannt wurde;
• derselbe Besuch mit anderem Betrag: gleicher Betrieb am gleichen Tag, und einer der beiden ist ein Restaurantbeleg oder eine Zwischenrechnung – mit Uhrzeit bei beiden höchstens 20 Minuten auseinander, sonst der höhere Betrag höchstens 15 % über dem tieferen (Trinkgeld).

Namen wie «SBB» und «SBB CFF FFS» gelten als derselbe Händler, «Bar» und «Barbieri» nicht. Ausser beim selben Besuch gilt ein anderer Betrag – und sei es um fünf Rappen – nie als Doppel; ebenso wenig zwei sicher gelesene, verschiedene Daten. Die gemeldete Anzahl ist die Zahl der Belege, für die es keinen eigenen Platz aus Tag und Händler gibt. Die Kontrolle vor dem Export kennt die Belegart nicht mehr: Dort heisst ein Paar nur bei höchstens 2 Minuten «ganz sicher doppelt», und derselbe Besuch wird dort nur gemeldet, wenn beide Uhrzeiten bekannt sind und der höhere Betrag höchstens 15 % über dem tieferen liegt.

Dieselbe Prüfung läuft beim Bearbeiten, sobald Du Händler, Betrag, Währung, Datum oder Uhrzeit änderst – Notizen allein lösen keinen Hinweis aus. Auch hier gilt: nie gesperrt, bei «ganz sicher» fragt die App beim Speichern nach. Im Dashboard meldet sich die Prüfung nach dem Hochladen und nach dem Speichern; gespeichert ist der Beleg dann schon.

9. Was im Hintergrund läuft

Vorgang	Wann
Abgleich mit dem Server	beim Start der App, wenn Du in die App zurückkehrst (höchstens einmal pro Minute), nach jeder Änderung (gebündelt nach 1,5 Sekunden) und beim Herunterziehen der Liste. Änderung heisst: Beleg speichern, ändern, löschen, als geprüft markieren, Seite anhängen oder entfernen, Karte/Firma/Buchungskonto anlegen, bearbeiten oder löschen, Standard-Firmen wiederherstellen, Kontenplan einlesen. Zwei Läufe gleichzeitig gibt es nicht: der Abgleich nach einer Änderung wartet, bis der laufende fertig ist. Tippst Du in dieser Zeit auf «Jetzt synchronisieren» oder ziehst die Liste herunter, passiert nichts – der laufende Abgleich macht die Arbeit ohnehin.
Offene Uploads	Kam ein Beleg oder ein Bild nicht auf den Server, rückt «Letzter Sync» nicht vor, und in den Einstellungen steht «N noch nicht auf dem Server». Solange das dasteht, liegt der Beleg nur auf dem iPhone – das Papier also besser noch nicht wegwerfen. Ist der Speicher auf dem Server voll, gehen die Daten trotzdem hoch; nur die Bilder warten auf dem iPhone (Einstellungen → Speicher).
Kartennummern aufräumen	Beim Start bringt die App die hinterlegten Kartenendungen einmal in die gespeicherte Form, damit iPhone und Server dieselben Nummern führen.
Kartenabgleich nachführen	Erfasst, änderst oder löschst Du einen Beleg, prüft der Server die eingelesenen Kartenabrechnungen nach: Ein später erfasster Beleg wird seiner Buchung zugeordnet, ein unveränderter Entwurf aus der Abrechnung durch den echten Beleg ersetzt, und die Buchung eines gelöschten Belegs ist wieder offen – ausser sein Monat wurde mit «Alte Monate löschen» entfernt.
Erinnerung an offene Belege	täglich um 19:00 Uhr, wenn welche offen sind
Belegbilder	liegen auf dem Server ausserhalb des Web-Verzeichnisses; Zugriff nur mit Anmeldung
KI-Zugang	der Schlüssel liegt nur auf dem Server, nie in der App; ein alter Schlüssel aus der Anfangszeit wird beim Start entfernt. Die KI läuft nur mit Anmeldung und Zustimmung des Kontos

10. Wenn etwas nicht klappt

Beobachtung	Ursache und Abhilfe
«Keine KI-Verbindung»	Kein Server-Konto angemeldet. Einstellungen → Server-Konto.
«Zeitüberschreitung – die Verbindung war zu langsam»	Schwacher Empfang. Nochmals versuchen, am besten im WLAN.
«Tageslimit für die KI erreicht» bzw. «Monatslimit …»	Die Kostenbremse am Server hat gegriffen. Belege von Hand erfassen; am nächsten Tag bzw. Monat geht die Erkennung wieder. Die Grenze stellt der Administrator in config.php ein.
«KI-Erkennung ist nicht eingeschaltet»	Für dieses Konto fehlt die Zustimmung zur KI (oder sie wurde widerrufen). App: Einstellungen → KI-Erkennung → Einschalten. Dashboard: Konto (Kreis oben rechts) → «einschalten».
«KI-Kontingent aufgebraucht (erneuert am …)»	Die Belege oder Abrechnungen des Abo-Monats sind verbraucht. Bis zum genannten Datum von Hand erfassen – oder unter Einstellungen → KI-Abo → «Abo ändern» eine grössere Stufe wählen (gilt sofort). Fehlen Belege, geht bei einem bezahlten Abo auch ein Zusatzpaket; für Kartenabrechnungen und in der Gratiswoche gibt es keines.
Passwort vergessen	In der App unter den Anmelde-Knöpfen oder im Dashboard «Passwort vergessen?»: der Link in der Mail gilt 60 Minuten. Keine Mail? Spam-Ordner prüfen; mehr als drei Links pro Stunde verschickt der Server nicht.
«KI-Erkennung ist im Abo enthalten»	Das Konto ist ein Gratis-Konto (selbst registriert). Alles funktioniert, Betrag, Händler und Datum trägst Du von Hand ein. Die KI-Erkennung kommt mit dem Abo.
«Mit dem Zusatzguthaben erkennt die KI neue Belege …»	Das Abo ist abgelaufen oder gekündigt, es ist aber noch Zusatzguthaben da. Damit erkennt die KI neue Belege; für Neu analysieren, den Vorschlag fürs Buchungskonto und Kartenabrechnungen braucht es wieder ein Abo.
«Guthaben bei Anthropic aufgebraucht»	Das vorausbezahlte Guthaben ist leer. In der Claude Console nachladen (Settings → Billing).
«Ausgabenlimit bei Anthropic erreicht»	Das Limit in der Claude Console ist ausgeschöpft. Dort erhöhen oder den Monatswechsel abwarten.
Der Scanner löst nicht selbst aus	Unten im Scanner, drittes Symbol: «Verschluss» auf Automatisch stellen.
Ein Beleg fehlt im Export	Zeitraum, Firmenauswahl und Mindestbetrag prüfen – und oben die richtige Karte wählen: ein Beleg einer anderen Karte fehlt wirklich. Belege ganz ohne Karte sind dagegen immer dabei.
Der Beleg landet bei der falschen Karte	Die Karte lässt sich im Formular direkt umstellen. Steht dort ein Hinweis mit einer unbekannten Nummer, trag sie unter Einstellungen → Karte → «Weitere Nummern» nach (Apple Pay, Ersatzkarte).
Der Kamera-Knopf öffnet nur das Import-Menü	Die App hat keinen Kamerazugriff. Über den angebotenen Knopf in die iOS-Einstellungen und die Kamera freigeben.
Keine Erinnerung um 19:00 Uhr	Mitteilungen wurden nicht erlaubt. iOS-Einstellungen → ReceiptScan Pro → Mitteilungen.
Änderung am Rechner ist im iPhone nicht da	Liste herunterziehen oder Einstellungen → Jetzt synchronisieren.
Ein über das Dashboard hochgeladener Beleg hat keine Karte	Beim Hochladen am Rechner ordnet der Server die Karte anhand der gelesenen Endung zu. Kennt er sie nicht, bleibt der Beleg ohne Karte – dort gibt es keinen Hinweis dazu. Karte im geöffneten Beleg des Dashboards oder im iPhone nachtragen und die Endung unter Einstellungen → Karte → «Weitere Nummern» ergänzen.
«Feld image bzw. images fehlt» oder Server-Fehler 400 nach dem Aufspielen	Die App ist neuer als der Server. In cPanel → Git Version Control «Aktualisieren» und «Bereitstellen» ausführen, dann geht es sofort wieder. Merksatz: zuerst der Server, dann die App.
Ein Beleg gilt als Fremdwährung, obwohl er in Franken ist	Auf dem Beleg stand «Fr.» statt «CHF». Das setzt die App heute selbst um; bei einem älteren Beleg die Währung im Bearbeiten-Modus auf CHF stellen.
«Speicher voll» bzw. «Grenze erreicht»	Der Speicherplatz des Kontos auf dem Server ist belegt (Einstellungen → Speicher). Alte Monate löschen (Einstellungen → App bzw. im Dashboard Verwaltung → Daten) oder den Speicher erweitern. Bei «Speicher voll» bleiben neue Bilder bis dahin auf dem iPhone – die App nicht löschen; im Dashboard lässt sich dann kein Beleg hochladen.
«Uhrzeit nicht lesbar»	Die Uhrzeit als HH:MM eintragen (z. B. 15:51; «1551» geht auch) oder das Feld leeren. Gespeichert wird erst, wenn sie lesbar ist.
Alte Monate löschen: «Auf dem Server noch nicht verfügbar»	Der Server kennt die Funktion noch nicht. Es wurde nichts gelöscht.
Dashboard: «Diese Datei war schon eingelesen …»	Dieselbe Kartenabrechnung wurde schon hochgeladen. Sie ist geöffnet; nichts wurde nochmals gelesen, gespeichert oder gezählt.
«Mit Passkey anmelden» bzw. «Mit Apple anmelden» fehlt	Der Server bietet diese Anmeldung (noch) nicht an. Mit E-Mail und Passwort anmelden.